Código Etico de la Fundación Pablo Horstmann
ÍNDICE
CAPÍTULO I. IDENTIDAD Y VALORES DE LA FUNDACIÓN PABLO HORSTMANN
Art. 1. Introducción: identidad de la Fundación y Ginalidad del Código Ético Art. 2. Valores de la Fundación
CAPÍTULO II. PRINCIPIOS GENERALES DE ACTUACIÓN
Art. 1. Principios generales de actuación profesional:
− Art. 1.1. Respeto a la legalidad
− Art. 1.2. Comportamiento ético y profesional
− Art. 1.3. Transparencia y claridad en la información y en la comunicación
− Art. 1.4. Transparencia y honradez en la gestión
− Art. 1.5. Recursos económicos
− Art. 1.6. Recursos humanos
− Art. 1.7. Recursos técnicos e informáticos
− Art. 1.8. Protección del medio ambiente
Art. 2. Políticas y códigos aprobados por el patronato de la Fundación
CAPÍTULO III. CANAL DE DENUNCIAS
Art. 1. Finalidad
Art. 2. Características
Art. 3. Funcionamiento
Art. 4. Organización
CAPÍTULO IV. CUMPLIMIENTO DEL CÓDIGO ÉTICO
Art. 1. Medios para dar cumplimiento al Código Ético. Art.
2. Competencias del Comité de cumplimiento. Art. 3. Interpretación del Código Ético
CAPÍTULO V. DIFUSIÓN, ACTUALIZACIÓN Y APROBACIÓN DEL CÓDIGO ÉTICO
Art. 1 Difusión del Código Ético
Art. 2. Actualización del Código Ético Art.
3. Aprobación del Código Ético
CAPÍTULO I. IDENTIDAD Y VALORES DE LA FUNDACIÓN PABLO HORSTMANN
Artículo 1. Introducción: identidad de la Fundación y Finalidad del Código Ético
La Fundación Pablo Horstmann es una entidad independiente, sin ánimo de lucro, con una Finalidad clara de asistencia social y cooperación al desarrollo e inspirada en los principios de justicia social y en los valores cristianos.
Forman parte de la Fundación las personas que creemos que entre todos podemos cambiar un poco la vida de personas necesitadas y hemos decidido actuar para hacer del mundo un lugar más justo, solidario y en paz. Estamos convencidos de que con la ayuda de muchos se consiguen grandes objetivos y consideramos que la solidaridad no es un concepto teórico, difícil de practicar en nuestro día a día, sino algo necesario que de forma natural debería formar parte de nuestras vidas personales.
La Fundación Pablo Horstmann se rige por sus Estatutos, por las disposiciones que, en interpretación y desarrollo de los mismos, establezca el Patronato, por las leyes y normas jurídicas que le sean de aplicación, por las buenas prácticas, por este Código Ético y por su sistema de gobierno.
Desde sus inicios está comprometida con los principios de la ética y transparencia y con las recomendaciones de buen gobierno de reconocimiento general que aplican a entidades sin ánimo de lucro en todos sus ámbitos de actuación, tanto en España y como en los demás países en los que realiza su actividad.
El objetivo de este Código Ético es desarrollar y formalizar su visión, misión y valores y servir de guía de actuación irrenunciable a quienes forman parte de ella (patronos, empleados, colaboradores y voluntarios) y a cualquier persona Gísica o jurídica que interactúe con ella (en adelante los “profesionales” de la Fundación Pablo Horstmann), independientemente de su posición o del lugar en el que la desempeñan.
Los profesionales de la Fundación a los que por su profesión le sean además aplicables otros códigos éticos, deontológicos o de conducta derivados de cualquier legislación los cumplirán igualmente.
Este Código es el reGlejo de un compromiso de la Fundación, no una mera declaración de principios sino una realidad que se hace presente en su actuación y gestión diaria.
La Fundación considera que la actuación profesional acorde con su visión, misión y valores es la mejor garantía para el cumplimiento de sus Gines fundacionales.
Artículo 2. Valores de la Fundación
Los valores que inspiran toda actuación, tanto interna como externa, de la Fundación son los siguientes:
− Integridad ética: es condición indispensable para ser patrono o colaborador tener un alto sentido ético inspirado en los valores cristianos.
− Aplicación estricta del 100% de las donaciones a los proyectos de la Fundación: la Fundación se compromete a que todas las donaciones se destinen a nuestros proyectos, dado que los gastos administrativos corrientes son cubiertos por los miembros del Patronato.
− Independencia: la Fundación no tiene vínculos con ninguna entidad política o confesional, si bien con carácter general, tanto los miembros del Patronato como los colaboradores inspiran su vida en los valores cristianos.
− Justicia social y gratuidad: la Fundación quiere ser instrumento de solidaridad y justicia social y está enfocada al servicio gratuito de colectivos especialmente desfavorecidos, principalmente infantiles o juveniles, sin buscar beneGicio material alguno.
− ConGianza en la acción conjunta y en el valor enriquecedor del servicio que prestamos.
− Actividad sin fronteras: desde la Fundación entendemos que la humanidad es una y en consecuencia nuestra cooperación no entiende de fronteras políticas ni administrativas, estando por lo tanto abiertos a colaborar en cualquier país.
− Transparencia y buenas prácticas: nuestros donantes tienen acceso a la información de todas nuestras actividades, nuestra Ginanciación y nuestros gastos, la cual está a su disposición en nuestra sede social, previa solicitud de la misma. Asimismo, la administración de la Fundación está guiada por la guía de Transparencia y Buenas Prácticas de la Fundación Lealtad.
− Dignidad del ser humano, igualdad y tolerancia ante la diversidad: es nuestra creencia que todo ser humano tiene su dignidad y su valor único, y nuestra ayuda se determinará con independencia de la etnia, la condición social, el sexo o la creencia religiosa de los beneGiciarios.
Además, en el desarrollo de sus actividades, la Fundación buscará:
− Priorizar a los colectivos más vulnerables.
− Promover el voluntariado, acercando la realidad de los necesitados especialmente a nuestra juventud, formándola en los valores de solidaridad, ayudándoles a ofrecer un trato más humano y cordial a los beneGiciarios.
− El compromiso por mejorar la formación y capacitación de colaboradores y beneGiciarios.
− La participación activa de los beneGiciarios en los proyectos de desarrollo, involucrándoles e implicándoles en el seguimiento de los mismos, ya que busca a medio plazo la autonomía y a largo plazo la independencia de los beneGiciarios para que los proyectos acaben siendo auto sostenibles en su gestión.
− Mantener el entusiasmo por el compromiso de la Fundación con los beneGiciarios.
CAPITULO II. PRINCIPIOS GENERALES DE ACTUACIÓN PROFESIONAL
Artículo 1. Principios generales de actuación profesional
Los principios de actuación profesional que se enumeran a continuación son de obligado cumplimiento para los “profesionales” de la Fundación:
Art. 1.1. Respeto a la legalidad
Los “profesionales” de la Fundación
− cumplirán estrictamente con las leyes vigentes en el lugar que desarrollen su actividad atendiendo al espíritu y Ginalidad de las normas
− respetarán y acatarán las resoluciones judiciales y/o administrativas que se dicten al respecto. A efectos meramente aclarativos, cualquier incumplimiento de la Ley o de los Estatutos por un patrono, empleado, voluntario o colaborador se considerará, adicionalmente, un incumplimiento del Código Ético y
− seguirán los buenos usos y prácticas de los países en los que ejerzan su actividad.
Art. 1.2. Comportamiento ético y profesional
Los “profesionales” de la Fundación, tanto en sus relaciones internas dentro de la Fundación, como en sus relaciones con interlocutores externos, ya sean Financiadores, proveedores, beneficiarios o cualquier otro,
− se comportarán de acuerdo con los principios de lealtad a la Fundación y buena fe
− basarán su conducta en los valores de la Fundación y las previsiones del Código Ético
− orientarán sus actuaciones a la consecución del interés general y el cumplimiento de los objetivos de la Fundación, velando por los Gines de la misma.
− asumirán la responsabilidad que les corresponda sobre sus actuaciones
− se regirán por criterios de servicio, integridad, respeto, diligencia y eficacia
Darán fiel cumplimiento a este Código Ético, velarán por que las personas a su cargo lo conozcan y lo cumplan, y por ser para ellas referentes ejemplares de ese cumplimiento.
Art. 1.3. Transparencia y claridad en la información y la comunicación
La Fundación considera la transparencia en la información como un valor básico que debe regir su actuación. En particular, garantizará que la información que comunique a sus distintos interlocutores sea veraz y sea comunicada cumpliendo los plazos y requisitos establecidos en las normas aplicables y principios generales de funcionamiento de las fundaciones y del buen gobierno.
La transparencia y la veracidad de la información se aplicarán asimismo en la comunicación interna. Todas las personas que integran o participan en las actividades de la Fundación se comprometen a comunicar la información, tanto interna como externa, de forma veraz. En ningún caso entregarán información incorrecta, incompleta o inexacta, o que pudiera confundir al que la recibe.
La Fundación informará de todas sus actividades, publicándolas periódicamente y manteniendo actualizados los contenidos de su página web.
Art. 1.4. Transparencia y honradez en la gestión
Siguiendo el principio de ausencia de ánimo de lucro, los dirigentes de la Fundación velarán por que nadie pueda utilizar con interés de lucro personal, de forma directa o indirecta, los recursos económicos que se manejen en la misma.
Los “profesionales” no podrán dar o aceptar regalos que inGluyan, o se puedan interpretar como inGluencia, en la toma de decisiones relacionada con su actividad profesional.
Rechazarán cualquier forma de soborno o comisión procedente de, o realizado por, cualquier otra parte implicada, como funcionarios públicos, españoles o extranjeros, personal de otras entidades, partidos políticos, autoridades, proveedores o beneGiciarios de sus actividades.
No ofrecerán o concederán ni solicitarán o aceptarán, directamente o a través de persona interpuesta, ventajas o beneGicios no justiGicados que tengan por objeto mediato o inmediato un beneGicio, presente o futuro, para la Fundación, para sí mismos o para un tercero.
De igual manera, no utilizarán el buen nombre de la Fundación para obtener oportunidades de negocio o de otra índole en beneGicio propio, o en beneGicio de personas vinculadas a él.
A efectos de la aplicación de esta norma, serán considerados regalos o atenciones permitidos aquellos que cumplan con estos requisitos:
a. que no sean contrarios a los valores de ética y transparencia promovidos por la Fundación
b. que no perjudiquen la imagen de la Fundación
c. que sean entregados o recibidos en virtud de una práctica comercial o uso social de cortesía generalmente aceptado, o consistan en objetos o atenciones con un valor simbólico o económicamente irrelevante.
Art. 1.5. Recursos económicos
La información económica y Ginanciera de la Fundación reGlejará Gielmente su realidad económica, Ginanciera y patrimonial de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados y basándose en la transparencia y las mejores prácticas.
La Fundación se someterá a los controles necesarios para contar con el sello de la Fundación Lealtad.
Mantendrá además un Girme compromiso con los principios de la política general de prevención de delitos de fraude y, en particular con la no realización de prácticas que puedan considerarse irregulares en el desarrollo de sus relaciones con los beneGiciarios de sus actividades, los proveedores y las autoridades, con especial atención a la norma vigente de prevención del blanqueo de capitales y Ginanciación del terrorismo.
Art. 1.6. Recursos humanos
Los “profesionales” deben tratarse con respeto, propiciando un ambiente de trabajo positivo, saludable y seguro, rechazando cualquier conducta que sea agraviante o que suponga algún tipo de discriminación por motivos de raza, ideas religiosas, políticas o sindicales, orientación sexual, nacionalidad, lengua, sexo, estado civil, edad o discapacidad.
Promoverán la igualdad entre hombre y mujer tanto en las políticas salariales y como en las de promoción a puestos de responsabilidad.
No incurrirán bajo ninguna circunstancia en conductas de acoso sexual, abuso de autoridad, ofensa u otra forma de agresividad u hostilidad que propicien un clima de intimidación o de malestar, o de enfrentamiento o que puedan lesionar los derechos personales de cualquier persona.
La Fundación maniGiesta su compromiso con:
− los derechos laborales recogidos en la legislación nacional e internacional.
− la conciliación familiar y laboral
− la promoción de la seguridad y salud en el trabajo
− el respeto al derecho a la intimidad de sus profesionales y el cumplimiento de los requerimientos previstos en la legislación de protección de datos de carácter personal
− la imparcialidad en los procesos de selección y evaluación de personal, guiándose por el mérito académico, personal y profesional de los candidatos, por su actitud y por las necesidades de la Fundación
− la formación del personal con el Gin de facilitar su desarrollo profesional
− el respeto de la libertad de asociación y negociación colectiva
− los derechos de las minorías étnicas y de los pueblos indígenas, especialmente en los lugares que desarrolla su actividad (Kenia y Etiopia).
El Patronato de la Fundación y su Dirección incentivarán el trabajo de sus profesionales reconociendo la labor bien realizada y su espíritu de servicio y dedicación a los Gines de la entidad.
Por su parte, los profesionales:
− tendrán una actitud de responsabilidad, de cooperación y de trabajo en equipo procurando mantener una mentalidad abierta, haciendo propuestas y aceptando las de los demás para mejorar constantemente
− harán buen uso de los medios materiales que la Fundación pone a su disposición para el desarrollo de su trabajo
− informarán a la Dirección sobre la incoación, evolución y resultado de cualquier procedimiento judicial, civil o penal, o administrativo sancionador en el que se puedan ver involucrados.
Art. 1.7. Recursos técnicos e informáticos
Todos los “profesionales” de la Fundación se comprometen a hacer buen uso tanto de la información que está a su alcance, como de los medios técnicos propiedad de la Fundación, de conformidad con lo previsto en el Ordenamiento jurídico vigente, en particular la normativa de Protección de Datos.
La Fundación provee a sus “profesionales” de medios tecnológicos de trabajo, que son propiedad de la organización, para garantizar la rapidez y eGicacia en la prestación de sus servicios. Dichos recursos, tales como el correo electrónico, Internet, bases de datos y de comunicación de la Fundación deberán ser usados únicamente para el desempeño profesional.
Sólo la persona designada por la Dirección podrá instalar programas informáticos en los equipos con el Gin de contar con las oportunas licencias.
Cuando se estime necesario, la Fundación podrá revisar o auditar el contenido y uso de los recursos de informática y comunicaciones. Las mencionadas revisiones se efectuarán siempre respetándose al máximo las garantías legales y previa autorización de la Dirección.
Los “profesionales” de la Fundación deberán respetar la intimidad personal de todas aquellas personas, se trate de empleados, beneGiciarios, donantes u otros, a cuyos datos tengan acceso. Tendrán la obligación de proteger la información y el conocimiento generado en el desarrollo de sus actividades y se abstendrán de utilizar en su propio beneGicio, o comunicar a terceros, cualquier dato, información o documento obtenido durante el ejercicio de su actividad profesional. Con carácter general, y al menos que se les indique lo contrario, la información a la que tienen acceso debe ser considerada conGidencial y únicamente podrá ser usada para la Ginalidad para la que fue obtenida. Las autorizaciones de utilización de datos debe responder a solicitudes concretas y justiGicadas.
La obligación de conGidencialidad permanecerá incluso concluida la actividad en la Fundación y comprenderá la obligación de devolver cualquier material relacionado con ella que tenga en su poder.
Asimismo, los “profesionales” de la Fundación deberán conocer y respetar todos los procedimientos internos referentes al almacenamiento, custodia, acceso, rectiGicación y cancelación de datos destinados a garantizar los diferentes niveles de seguridad exigidos.
Art. 1.8. Protección del medio ambiente
La Fundación se compromete a desarrollar su actividad desde el respeto, cuidado y protección del medio ambiente, cumpliendo con los estándares establecidos en la normativa medioambiental, cooperando en la concienciación activa del problema y tratando de minimizar el impacto de su actividad en el medio ambiente.
Practicará el consumo responsable con una política de gestión de compras en proximidad y reducción y reciclado de residuos.
Art. 2. Políticas y códigos aprobados por el patronato de la Fundación Pablo Horstmann
Los “profesionales” de la Fundación suscribirán todas las políticas y códigos que se recogen como Anexo a este Código Ético, a saber:
1. Política de selección de proyectos
2. Política de selección de contrapartes
3. Política de selección de proveedores
4. Política de selección de empresas
5. Política de aprobación de gastos
6. Política de conGlicto de interés
7. Política de colaboración
8. Código de conducta para la realización de inversiones Ginancieras temporales 9. Política de Igualdad de género
Se regirán además por los sistemas y procedimientos que la Fundación establezca para su buen gobierno.
CAPITULO III. CANAL DE DENUNCIAS
Art. 1. Finalidad del Canal de denuncias
La Fundación, en consonancia con sus valores y su compromiso con las mejores prácticas y a Gin de lograr la mayor transparencia y la mejor supervisión de su labor social dirigida a los colectivos más desfavorecidos, abre un canal de denuncias dotando con ello a la Fundación de un sistema adicional de control sobre su actividad.
Este Canal de Denuncias es una herramienta al servicio de todos los profesionales y grupos de interés que se relacionan con la Fundación (empleados locales y desplazados, colaboradores, voluntarios, donantes, socios, beneGiciarios, proveedores nacionales e internacionales, etc.).
Se utilizará para comunicar las conductas que puedan implicar la comisión de alguna irregularidad o de alguna acción u omisión contraria a la legalidad, a los usos y buenas prácticas generalmente aceptadas, así como a los principios y las normas previstas en el Código Ético. Es denunciable cualquier irregularidad o incumplimiento relacionado con malas prácticas Ginancieras, contables, o comerciales cometidas por los “profesionales” y cualquier manifestación de delitos tipiGicados en el Código penal; así como las conductas o prácticas que puedan resultar sospechosas de delito o contravención de cualquiera de los aspectos o compromisos incluidos en el Código Ético de la Fundación.
Su implementación servirá para mejorar los procesos internos destinados a detectar, controlar y gestionar conductas ilegales o contrarias a los principios de la Fundación, y para adaptar el Código Ético incluyendo en él, si fuese necesario, cualquier punto que contribuya a evitar conductas improcedentes no previstas hasta ahora.
Servirá asimismo para mejorar la recepción, retención y tratamiento de las denuncias sobre las materias de interés señaladas en este Código Ético. Art. 2. Características del Canal de Denuncias Será sencillo, de fácil acceso y transparente.
Las denuncias se realizaran en un formulario electrónico que estará disponible en la página web de la Fundación.
La Fundación ha establecido una sistemática para el Canal que preserva y garantiza tanto la conGidencialidad y como el anonimato del denunciante. Los datos personales que se proporcionen a través del Canal de Denuncias, así como la información para la tramitación de la denuncia serán tratados de forma conGidencial, cumpliendo la normativa de protección de datos vigente en cada momento. La información del denunciante no podrá ser comunicada sin su previo consentimiento escrito.
Las denuncias se trataran con objetividad e imparcialidad, y se garantiza el derecho a la intimidad, a la defensa y a la presunción de inocencia de las personas objeto de denuncia así como su indemnidad, de modo que no haya en ningún caso represalias contra el denunciante.
Art. 3. Funcionamiento del Canal de Denuncias
Los potenciales denunciantes comunicarán de buena fe y sobre la base de indicios razonables, aquellas conductas o circunstancias que puedan suponer la materialización de un riesgo penal o reputacional para la organización así como un incumplimiento de los estándares establecidos en el Código Ético, o bien debilidades del sistema de gestión del Canal de Denuncias.
Para garantizar el seguimiento de las denuncias anónimas, la Fundación podrá solicitar información adicional al denunciante anónimo, quien decidirá si la da o no.
La Fundación podrá facilitar los datos de las personas que efectúen la denuncia tanto a las autoridades administrativas como a las judiciales siempre que fueran requeridos como consecuencia de cualquier diligencia o procedimiento derivado del objeto de la denuncia. Esta cesión se realizará siempre dando pleno cumplimiento a la legislación sobre protección de datos de carácter personal.
La Fundación es miembro de la World Compliance Association quien le facilitara el programa informático que garantiza la legalidad vigente en cuanto al Canal de Denuncias y establece las garantías legales del mismo.
Articulo 4. Organización del Canal de Denuncias
La Fundación nombrará un Comité de cumplimiento interno del Canal de Denuncias, que será el encargado de supervisar y gestionar todas las denuncias del Canal. Contará con los medios materiales y humanos necesarios para el desempeño de su funciones y podrá solicitar la ayuda de profesionales colaboradores de la Fundación o externos si la duda o cuestión planteada lo requiere.
En caso de que la denuncia sea contra algún miembro del Comité de cumplimiento será el Patronato quien tramite la denuncia.
En todo el proceso de investigación, la Fundación garantiza los derechos a la intimidad, a la defensa y a la presunción de inocencia de las personas investigadas. El denunciado será informado de la existencia de la denuncia cuando se inicie la investigación, salvo que exista riesgo de entorpecer la obtención de pruebas.
La Fundación tiene la potestad de emprender acciones legales o disciplinarias contra cualquiera de sus “profesionales” que tome una represalia contra el emisor de una denuncia realizada de buena fe.
La tramitación de las denuncias se realizara de forma eGiciente y a la mayor brevedad posible, en un máximo de 45 días hábiles.
La Fundación no emitirá respuesta en los casos siguientes:
− Solicitudes de datos de carácter conGidencial en el caso de datos regulados por leyes, o que afecten a acuerdos privados que exigen la protección de las personas y de las instituciones involucradas.
− Solicitudes maliciosas que vulneran claramente el criterio de la buena fe por ser irrespetuosas en su contenido o forma. Cuando haya indicios de que la denuncia se ha hecho de mala fe se desestimará su seguimiento y se informara al emisor de los motivos de la desestimación.
CAPÍTULO IV CUMPLIMIENTO DEL CÓDIGO ÉTICO
Art. 1. Medios para dar cumplimiento al Código Ético
El Patronato nombrará un Comité de cumplimiento que contara con los medios materiales y humanos necesarios para el desempeño de su funciones.
El Comité de cumplimiento podrá solicitar la ayuda de profesionales colaboradores de la Fundación o externos si la duda o cuestión planteada lo requiere.
Art. 2. Competencias del Comité de cumplimiento
Las competencias del Comité de cumplimiento son las siguientes:
− implantar una cultura de cumplimiento del Código Ético y de prevención de delitos y fraudes
− estudiar los medios y planes anuales de implantación del Código Ético
− resolver las dudas del Código Ético
− gestionar el Canal de Denuncias de la Fundación o designar a la persona que lo haga
− informar al Patronato anualmente, y siempre que lo considere necesario, acerca de las medidas adoptadas para promover el conocimiento y el cumplimiento del Código Ético
− informar al Patronato sobre el cumplimiento del Código Ético
− fomentar el conocimiento, la difusión, la aplicación y el cumplimiento del Código Ético entre sus “profesionales”
Art. 3. Interpretación del Código Ético
Corresponde al Patronato interpretar de forma vinculante el Código Ético.
CAPITULO V. DIFUSIÓN, ACTUALIZACIÓN Y APROBACIÓN DEL CÓDIGO ÉTICO
Art. 1. Difusión del Código Ético
El Comité de cumplimiento difundirá este Código Ético entre los “profesionales” de la Fundación.
En el plan de difusión se recabará la aceptación escrita de todos ellos. Desde el
momento de su aprobación, el Código Ético se adjuntará a todos los contratos laborales de la Fundación.
Art. 2. Actualización del Código Ético
La aprobación de cualquier modiGicación del Código Ético corresponderá al Patronato. Las actualizaciones se realizaran sobre las propuestas que le presente el Comité de cumplimiento basadas en las actualizaciones de la ley, en las propuestas y sugerencias de los profesionales de la Fundación y en el análisis periódico resultante de las medidas de cumplimiento establecidas.
Art. 3. Aprobación del Código Ético El Patronato de la Fundación Pablo Horstmann ha aprobado el presente Código Ético en la reunión celebrada en su sede de Madrid, el día 13 de noviembre de 2019 y la incorporación al mismo de la Política de Igualdad de género el 13 de mayo de 2020.
